İş Hayatında Üretkenliği Artıracak 5 Yöntem
HANİFE KARAMUSTAFAOĞLU
Eğitim
Birçok işi halletmeye çalışıp yine de hiçbirini tamamlayamıyorsanız ya da sabah erkenden işe gittiğiniz halde hâlâ verimli çalışamadığınızı düşünüyorsanız bir yerde hata yapıyorsunuz demektir. Amacınız iş hayatında üretkenliğinizi artırmak ise işte uygulamanız gereken 5 madde...
Üst üste yapılan toplantılar, ardı arkası kesilmeyen mailler ve yapılacak işlerin birikmesi… Gün boyu çalışıyor, öğle tatillerinden feragat ediyor, hatta mesaiye kalıyor fakat yine de bir türlü işlerinizi bitiremiyorsanız, modern çalışma hayatının en büyük sıkıntılarından biri olan “verimsiz çalışma kriziyle” karşı karşıyasınız demektir. Ancak gün içerisinde üretkenliğinizi etkileyen durumları öğrenerek ve gerekli önlemleri alarak daha verimli çalışmanız mümkün. İşte iş hayatında üretkenliğinizi artıracak 5 yöntem:
To – do listesi yapın
Üretkenliğinizi artırmak için bir yapılacaklar listesi oluşturmayı alışkanlık haline getirin. Listeye işiniz için önemli olan işleri alırken bir sonuç getirmeyecek olan ve artık önemi kalmayan işleri bir kenara bırakın. Yapılacaklar listesinde her zaman hem basit hem de zor görevler bulunur. Listenizde yer alan görevleri yerine getirirken öncelikle kolay olandan başlayın. Kolay olanları hallettikten sonra zor olan göreve geçin. Bu yöntem hem kısa sürede daha fazla işi bitirmenizi sağlar hem de birden çok işi halletmiş olmanın verdiği motivasyonla zor görevleri yerine getirmeniz için size güç verir. Böylelikle üretkenliğiniz artar.
Sosyal medyaya asgari ölçüde girin
Bugün hemen herkesin Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, Tumblr, Foursquare, Pinterest gibi site ve uygulamada hesapları bulunuyor. LearnStuff’ın verilerine göre Amerika’da sosyal medyada her gün 12,2 milyarın üzerinde saat sosyal medyada geçiriliyor. Ancak şunu bilmelisiniz ki sosyal medyaya sürekli olarak girmek dikkatinizin dağılmasına neden oluyor. Bu nedenle mesai saatleriniz içinde sosyal medya hesaplarınızı devamlı olarak kontrol etmeyin. Mümkünse gün içerisinde 1-2 kez yapın.
Uzun süren toplantılardan kaçının
Toplantılar, iş hayatının olmazsa olmazları arasında yer alır ancak mevzu saatler süren, konu bütünlüğü olmayanlar ise bu tarz toplantılar, üretkenliğin ve verimliliğin baş düşmanlarıdır. Bu nedenle bir toplantı organize ederken, toplantının uzunluğunun 30 dakikayı aşmamasına gayret edin. 30 dakikadan uzun süren toplantılar dikkat dağınıklığına ve buna bağlı olarak da istediğiniz verimi alamamanıza neden olur. Bir diğer dikkat etmeniz gereken husus ise ana gündem maddesi… Toplantının konusu nedir ve hangi amaç için bir araya geliniyor? Üçten fazla konunun konuşulduğu toplantılarda konuyu toparlamak her zaman daha güç olur. Ne kadar az konu üzerine odaklanılırsa o toplantıdan daha fazla verim alınır ve vakit kaybının da önüne geçilmiş olur.
CC yığını altında kalmayın
Birçok çalışan gün içerisinde, onlarca ilgisiz e-posta arasından görev kapsamına ilişkin olanları bulmak için vakit ve enerji harcıyor. Bu nedenle e-maillerinizde gereksiz kişileri CC’ye eklemeyin ve ekibinizden de aynı şeyi yapmasını isteyin. Eğer sizi ilgilendirmeyen mailleşmeler yapılıyorsa, sizi de CC’ye eklememelerini belirtin. Çünkü CC yığınları altında verimlilik kayboluyor ve hem çalışanlar hem de yöneticiler görevlerine ilişkin mailleri bulmak için vakit harcıyor.
Ara vermeyi ihmal etmeyin
Louisiana’daki Pennington Biyomedikal Araştırma Merkezi’nde 13 yıl süren 17 bin kadın ve erkek üzerinde yapılan araştırmaya göre, günün büyük bir çoğunluğunu oturarak geçirenlerin yüzde 54 oranında kalp krizi geçirme riski bulunuyor. Eğer günde 8-10 saat masanızdan hiç ayrılmadan, ara vermeden çalışıyorsanız çok da verimli çalışmıyorsunuz demektir.
Uzun süre ara vermeden çalışmak sağlığınızın bozulmasına, enerjinizin düşmesine, odaklanmanızın zorlaşmasına, verimsiz çalışmaya ve haliyle üretkenliğinizin azalmasına neden olur. Ofiste oksijeni azalmış havanın performansınızı yüzde 10 oranında düşürdüğünü unutmayın ve temiz hava alın.
ZAMANI YÖNETEREK ÜRETKENLİĞİNİZİ ARTIRIN
Toplantıdan toplantıya koşuyorsunuz, gelen kutunuz ağzına kadar dolu ve her gün saatlerce çalışmanıza rağmen yine de yapılacaklar listenizi hafifletebilmiş değilsiniz. Peki, neyi yanlış yapıyorsunuz?
1 Programınızı işleri en iyi halledebildiğiniz saatlere göre yapılandırın: Sabahları odaklanmakta zorlanıyor musunuz? O zaman bu saatleri yoğunlaşmanızı gerektirecek işlerden, ağır toplantılardan ve dikkat dağıtıcılardan arınmış şekilde planlayın.
2 Toplantı aralarındaki 15 dakikada oyalanmak yerine kısa zamanda yapabileceğiniz işleri halletmeye çalışın: Maillerinizi cevaplayın, ulaşmanız gereken kişilerle temasa geçin, okumanız gereken makaleleri okuyun.
3 Zamanınızın ciddi bir bölümünün nasıl geçtiğini fark edemiyorsanız akıllı telefonlara ve tabletlere yüklenebilen program takipçilerini kullanmayı deneyin:
Birkaç hafta kullandıktan sonra “zaman öldürücülerinizin” neler olduğunu anlayıp onlarla baş etmenin planını yapabilirsiniz.
4 Yine de işlerinizi hafifletmek istiyorsanız bir-iki saatinizi ayırarak maillerinizi temizleyebilir, önemsiz işlemleri halledebilir, yaklaşan projelerinize başlayabilirsiniz. Pazar günü televizyon karşısında bu tip işleri halletmek çalışıyor hissi yaşamadan programınızın hafiflemesini sağlar.
5 Çalışmalarınızın teslim tarihini lehinize çevirin: Teknik olarak bir teslim tarihiniz olmasa bile kendiniz belirleyin. Elinizdeki işi bitirmek için sadece iki saatiniz olduğunu düşünmek olumlu ve itici bir güç yaratarak internette gezinmenizi engelleyecektir.
6 Mantıksız gelebilir ancak günlük planınıza bir sürü küçük mola eklemek işinize yarayacak: Yoğun çalışmalara dönmeden önce yapılan 3-5 dakikalık aktiviteler üzerinizdeki baskıyı azaltarak üretkenliğinizi üst seviyelere çıkarmaya yardımcı olacaktır. Online zamanlayıcı kullanarak masadan kalkıp bir şeyler atıştırmayı veya çalışma arkadaşlarınızla kısa bir sohbet edebilirsiniz.
7 En sevdiğiniz dikkat dağıtıcılara ayıracağınız zamanı belirleyin: Birkaç saat çalıştıktan sonra sosyal medyada 10 dakika zaman geçirmeye karar vererek boşa harcayacağınız dakikalardan kurtulabilirsiniz.
