Zaman Planlaması Nasıl Yapılır?

HANİFE KARAMUSTAFAOĞLU

eğitim

"Yapmanız gereken veya yapmak istediğiniz o kadar çok iş var ki... Ve bir o kadar da az zaman..." Günümüzün hızla gelişen şartları bu durumu iyice sık hissettirir hale getirdi. Bu nedenle ajandasız bir düzen ve plansız bir hayat düşünülemez oldu. Biz de zamanı doğru değerlendirme konusunda sıkıntı yaşayan acenteler için adım adım bir rehber hazırladık…

Bugünün işini yarına bırakmamak

Eylemlerimiz "yapmak istediklerimiz" ve "yapmamız gerekenler" olarak ikiye ayrılırlar. Ve bu bir gerçek ki her zaman için, yapmak zorunda olduklarımız, ertelediklerimiz haline dönüşür. Bugünün işini yarına bırakmak, ertelemek, geciktirmek, oyalanmak; tüm bunlar, zamanı dengelemenin ve planlamanın en büyük engelleridir. Aynı zamanda zihninizde sonlandırmamış işler olarak karmaşıklık, kirlilik de yaratacaklardır. Bu nedenle yapmayı çok istemesek de, yapmamız gereken bu işleri zamanında halletmeniz zamanı doğru değerlendirmeniz açısından iyi olacaktır.

İşleri zamanında halletmenin verdiği huzur

Günün sonunda, yapmanız gereken ve yapmak istediğiniz işleri nasıl da hallettiğinizi bir düşünün. Kendinizi nasıl da iyi hissedeceksiniz. Az önce bahsettiğimiz sonlandırılmamış işlerin yarattığı zihin karmaşıklığının tam tersinden; yani bomboş, rahat bir zihinden bahsediyoruz. Böylece bu tertemiz zihinle bir sonraki işlerimizi daha kolay planlayıp, daha düzenli bir şekilde halledebiliriz. Anlayacağınız bir işinizi ertelememeniz, öbür işlerinizin yolunda gitmesini etkileyecek kadar önemlidir.
İlk adım: Önem sırasına göre denge

Yapacağımız işleri planlarken dikkat etmemiz gereken bir konu da 'denge'dir. Bu dengeleri planlarken de günlük hayatımızın 7 önemli alanını göz önünde bulundurmak gerekiyor:
İş
Aile
Sosyal yaşam
Yemek
Egzersiz ve fiziksel aktivite
Hobiler
Dinlenmek ve uyumak

Bu 7 alanın her biri hayatımıza denge kurmak açısından oldukça önemlidir.
Burada yapmamız gereken, her alan için ne kadar zaman ayırmamız gerektiğini önem açısından planlamaktır. Bir günde sadece 24 saat var. Ve bu 24 saatin 14 saatini işte geçirirsek, diğer yapmamız gereken işlerin tümü için oldukça az bir zaman kalmış oluyor. Bu durum da zihin ve beden sağlığımıza tahmin edebileceğinizden çok daha fazla zarar veriyor. Dolayısıyla kalemi kağıdı alıp, önem sırasına göre; ama bir yandan da sağlıklı dengelenmiş planınıza bir an önce başlamanızı öneririz!

İkinci adım: Zamanı yönetmeye nereden başlamalı?

Denge: Az önce bahsettiğimiz dengelemenin zamanı yönetmenin ilk kuralı olduğunu unutmayın.

Öncelikleri belirleyin: Sizin için neyin önemli olduğunu belirlemek, zamanı yönetebilme açısından atacağınız önemli bir adımdır.

Ajandanıza not alın: Yazmak, not etmek; zamanı planlamanın önemli bir parçası. Yapmanız gereken her şeyi ajandanıza not almanız hem hiçbir şeyi atlamamanızı sağlayacak, hem zihin karışıklığını önleyecek, hem de doğru plan yapmanızı kolaylaştıracaktır.

Kısa, orta ve uzun vadeli hedefler:

Hedeflerinizi bu üç kategoriye ayırmanız oldukça önemli. Uzun vadeli işlerinizi aceleye getirmeyip, önceliği kısa vadeli işlerinize vermek; bu şekilde bir zaman planlaması yapmak oldukça sağlıklı olacaktır.

Limitlerinizi bilin: "Hayır" demeyi bilin. Yani size verilen bir işi –eğer bunu yapmaya vaktiniz yoksa- şu an yapamayacağınızı söylemek sizin hakkınız... Limitlerinize göre zamanı kullanmaya önem verin.

Sadeleşin: Bruno Munari'nin güzel bir sözünü hatırlatalım: "İlerleme sadeleştirme ile mümkündür, karmaşıklaştırma ile değil." Yaşam tarzınızı, evinizi, alışkanlıklarınızı, sorumluluklarınızı, çevrenizi; kısacası yaşamınızı biraz sadeleştirin.

Gözünüz saatte olsun: İşimiz varken zamanın ne kadar hızlı akıp gittiğinin hepimiz farkındayızdır. Bu nedenle akan zamanın farkında olmak ve geçen saatlere hakim olmak açısından gözünüz mutlaka saatte olsun.

Ara verin: Zamanınızı işlerinize göre planlarken mutlaka kendinize kısa aralar da verin! Bu molalar özellikle zihin sağlığımız açısından oldukça önemlidir. İşlerinizin arasında uzun zamandır ihmal ettiğiniz bir arkadaşınızı arayabilir veya yalnız başınıza kısa bir yürüyüşe çıkabilirsiniz.

Düşünmeye zaman ayırın: Her akşam yatmadan önce o gün hallettiğiniz işleri düşünün ve bundan duyduğunuz rahatlamayı hissedin. Bu düşünme

sizi rahatlattığı gibi, ertesi güne de motive edecektir.

Yarın yepyeni bir gün: İşler planladığınız gibi gitmedi ve bugün halletmeniz gereken bir işi halledemediniz. Kendinizi bu konuda sıkmayın ve hemen yarının yepyeni bir gün olduğunu kendinize hatırlatın. Ertesi günkü planınıza bu işinizi yerleştirip, bu sıkıntıyı aklınızdan atın.